Индивидуальные предприниматели, которые принимают оплату от физлиц, с 2017 года обязаны пробивать кассовый чек, но не каждый знает, что для этого не обязательно покупать дорогой аппарат; достаточно подключить электронные чеки для ИП через облачного оператора и выписывать их прямо со смартфона. Такой способ сокращает расходы на ленту и картриджи, ускоряет расчёт и автоматически отправляет документ в ФНС, а покупатель получает его на e-mail в течение нескольких секунд.
Кому из ИП точно нужно выписывать электронный чек по 54-ФЗ
Если ИП работает с физлицами и использует безналичную оплату, он обязан выдать электронный чек в момент расчёта. Исключения — ПСН и НПД (самозанятые) до 2027 года, а также продажа исключительно другим ИП или юрлицам. При этом на УСН, ЕСХН и ОСНО чек нужен сразу после оплаты, иначе — штраф 25 % от суммы безчекового расчёта, но не менее 10 000 руб. (ст. 14.5 КоАП). 3 000 руб. — только для ИП при продаже безопасных товаров в отдалённых районах (п. 1)
Уже в 2024 году ФНС ужесточила контроль: теперь блокировку ККТ могут применить уже после третьего «пропущенного» чека в течение квартала (Блокировка возможна уже и после 1-го нефискального платежа, если он ≥ 100 % лимита по чеку (п. 8¹ ст. 7 290-ФЗ). Три чека — лишь «жёлтой» зоны риска.) Поэтому проверять обязанность проще всего по двум признакам: есть ли деньги от физлица и используется ли безнал. Если оба ответа «да», без онлайн-кассы не обойтись.
Какие режимы налогообложения позволяют обойтись без железной кассы
ПСН и НПД до 1 июля 2027 года освобождены от применения ККТ при продаже товаров или услуг конечным потребителям. Однако есть подвох: если покупатель просит чек добровольно, ИП обязан выписать хотя бы упрощённый бланк строгой отчётности (БСО) или сделать электронный чек онлайн через приложение «Мой налог».
Таким образом, железо не требуется, но фискальный документ всё равно появляется. На УСН и ЕСХН касса обязательна, но можно использовать облачный сервис без покупки физического регистратора: ИП оплачивает только подписку (от 990 руб./мес.) и получает чеки по e-mail. В 2025 году в пилоте участвуют 22 программных ОФД, из них 19 дают бесплатный тестовый месяц, которые предоставляют первый месяц бесплатно, что позволяет запустить процесс без стартовых вложений.
Как выбрать облачного оператора и подключиться
Алгоритм прост: сравнивают цену за чек, наличие бесплатного тарифа и интеграцию с банком или CMS. Крупные игроки (СБИС, Такском, Первый ОФД) дают обычно 300–500 чеков в месяц без платы при оплате эквайринга их же банком. Подключение происходит удалённо: ИП загружает в личный кабинет паспорт, выписку из ЕГРИП и заявление по форме, а в среднем через 5–45 мин. (зависит от очереди ФНС) получает фискальный номер ККТ.
Дальше устанавливает приложение на компьютер или смартфон, вводит ИНН и пароль — готово.
Важный момент: наименование товара в чеке должно совпадать с тем, что указано в маркетплейсе или сайте, иначе покупатель не сможет вернуть товар.
После первого тестового чека система автоматически регистрирует ККТ в ФНС.
Что писать в электронном чеке и как исправить ошибку в наименовании
Обязательные поля: дата, время, ИНН, наименование ИП, ФН, ФД, ФП, сумма расчёта и перечень товаров.
Если продали кружку, но в базе лежит «Кружка керамическая 350 мл», пишите именно так, без аббревиатур вроде «Круж. кер. 350». Ошибку можно исправить чеком коррекции: создают новый документ с тем же ФН, но признаком «коррекция прихода» и правильным наименованием. С 2024 года ФНС разрешила указывать маркировку только у товаров из перечников 195-ФЗ, поэтому обычные сувениры можно не маркировать. Если чек ушёл с ошибкой, менять ничего нельзя — только выписать коррекцию и отправить покупателю повторное письмо. Процесс занимает немного времени и не требует платы, потому что большинство ОФД не берёт деньги за чек-коррекцию в рамках одного дня.
Таблица. Сравнение усредненных затрат на электронный чек для ИП в 2025 году
|
Способ
|
Стоимость в месяц
|
Нужно ли железо
|
Подходит для
|
|
Облачная касса |
0–1 500 руб. |
Нет |
УСН, ЕСХН, ОСНО |
|
Аренда ККТ |
1 900 руб. |
Мини-ФР |
Точки с высоким трафиком |
|
Покупка ККТ |
18 000 руб. единоразово |
Да |
Розница, ЕГАИС |
|
БСО онлайн (ПСН/НПД) |
0 руб. |
Нет |
Услуги, самозанятые |
Чек-лист: как ИП начать выписывать электронные чеки за один день без покупки кассы
- Проверьте режим налогообложения: если ПСН или НПД — можно ограничиться БСО.
- Если УСН/ОСНО — выберите облачного ОФД с бесплатным тарифом до 500 чеков.
- Загрузите сканы паспорта и ЕГРИП, получите фискальный номер за 15 мин.
- Установите приложение на компьютер или телефон, подключите эквайринг.
- Проведите тестовую оплату, убедитесь, что чек пришёл на e-mail.
- Сохраните pdf-версию в облаке — она понадобится при возврате.
- Подпишитесь на рассылку ФНС, чтобы не пропустить изменения в 54-ФЗ.
Выполнив семь пунктов, ИП получает законный электронный документ, экономит на покупке принтера и снижает риск штрафа до нуля. Хотя стоит отметить, что штраф исключён только при 100 % фискализации. Ошибки в наименовании, дате/времени, налоге по-прежнему влекут предупреждение или штраф 2 000 руб. (ст. 14.5 КоАП)